De tweede manier van contributieadministratie is het gebruik van de bankbestand-parsemodule. Dit is een uitbreiding op de handmatige contributiemodule, waardoor het systeem automatisch de contributies van spelers/ouders in de contributietabel kan markeren op basis van het bankbestand met de transactiegeschiedenis. Om de bankbestand-parsemodule te openen, ga naar het linkermenu contributies overschrijvingen importeren. De bankbestandparser is alleen beschikbaar als premiummodule in clublicenties.

Om het betreffende bankbestand in de bankbestandparser te importeren, zorg ervoor dat je bank op de lijst van beschikbare banken staat. Als je bank niet op de lijst staat, controleer dan of je bank de transactiegeschiedenis kan exporteren als csv- of xls-bestanden. Als deze optie beschikbaar is, download het bestand van je bankrekening, anonimiseer je persoonlijke gegevens en neem contact met ons op. Ons team kan een geschikte parser voorbereiden voor de nieuw geregistreerde bank.

Als je het juiste bestand hebt en als je het voor het eerst importeert, open het bestand in een willekeurig programma (bijv. LibreOffice of Excel) en controleer of de layout overeenkomt met de bestandsbeschrijving en visualisatie. Als er kleine verschillen zijn, zorg er dan voor dat het bestand niet is gewijzigd, kies de juiste export in het internetbanksysteem of probeer een andere optie uit de lijst van banken (voor sommige banken hebben we meer dan één parser). Vergeet niet dat het niet nodig is om uitgaande overschrijvingen te verwijderen, het systeem herkent ze en negeert ze tijdens het bestandsparseproces. Als de beschrijving en structuur van je bestand overeenkomen met die weergegeven in het importvenster, hoef je alleen maar het bestand naar het met een rood kader gemarkeerde veld te slepen. Als het bestand correct is, start het systeem het parsen van het bestand, wat je naar de gegenereerde transactielijst brengt.

Zoals je kunt zien in bovenstaande afbeelding, zijn er verschillende belangrijke elementen in de weergave voor het verwerken van bankafschrifttransacties. Het eerste waar je op moet letten is de kleur van de overschrijving. Groene kleur betekent dat het systeem de transactie heeft geïdentificeerd en deze is toegewezen aan een specifiek persoon en een specifieke contributie. Als het systeem de transactie niet kon toewijzen aan een speler, wordt de overschrijving geel gemarkeerd. In dit geval kun je deze handmatig toewijzen door de juiste speler uit de lijst te selecteren en de contributie waaraan de overschrijving moet worden toegewezen. Als het gebeurt dat de transactie een vergoeding bevat voor bijv. twee verschillende contributies (kampvergoeding en maandelijkse contributie) of voor twee spelers bijv. broers/zussen, geeft het systeem je de mogelijkheid om de overschrijving in een willekeurig aantal delen te splitsen. Klik hiervoor op de blauwe knop in de laatste kolom van de tabel.

Als het gebeurt dat er een inkomende overschrijving in het systeem staat die geen betrekking heeft op contributies, kun je de actie uit de vervolgkeuzelijst selecteren. Je kunt kiezen om de betaling over te slaan, te verwijderen of te verbergen. Vergeet niet dat een eenmaal gelezen overschrijving als duplicaat wordt behandeld wanneer je hetzelfde bestand opnieuw probeert te uploaden. Selecteer in zo'n situatie de optie om een specifieke transactie uit de lijst te verwijderen. Het uiteindelijke effect van beide opties is vergelijkbaar - namelijk het negeren van de contributie in het systeem. Het verschil verschijnt alleen bij import waar dezelfde overschrijving wordt gevonden - bij een verborgen overschrijving wordt deze weggelaten, en bij een verwijderde wordt deze opnieuw geïmporteerd en moet deze weer worden verwijderd.