Het systeem biedt twee manieren om herinneringen over onbetaalde bijdragen naar ouders te sturen. De eerste is standaard beschikbaar in een handmatige versie van de bijdragemodule. De tweede manier vereist toegang tot de massacommunicatiemodule, waarmee je SMS'jes en e-mails kunt sturen naar achterstallige ouders. Je leest meer over de massacommunicatiemodule in de volgende hoofdstukken.
Om handmatig een betalingsherinnering voor contributies te versturen, klik je op het blauwe vliegtuigje in de laatste kolom van de tabel. De grijze kleur van het icoon betekent dat het account van de ouder nog niet is geactiveerd en daarom is het niet mogelijk om de herinnering te versturen. Door op het blauwe icoon te klikken wordt je e-mailclient geopend, dit kan Outlook, Gmail of Thunderbird zijn, maar onthoud dat de e-mailclient geconfigureerd moet zijn. Wanneer je de e-mailclient opent, wordt er een voorgedefinieerde en verzendklare e-mail gegenereerd.
De tweede optie om een betalingsachterstand te melden is het gebruik van de massa berichten module. Om deze optie te gebruiken, ga je naar de lijst met contributies, vervolgens naar de specifieke contributie. Onder de tabel, in de linkeronderhoek van het scherm, vind je een blauwe knop "verstuur een herinnering". Wanneer je erop klikt, zie je een venster met ontvangers.
In het venster voor ontvangerselectie moet je de personen selecteren aan wie je een herinnering wilt versturen. Standaard selecteert het systeem alle personen die een huidige betalingsachterstand hebben. Natuurlijk is de uiteindelijke beslissing aan wie de melding wordt verstuurd aan jou.
In de volgende stap word je naar het berichtconfigurator venster gebracht. Hier definieer je de vorm van het versturen van de melding. Je kunt kiezen tussen SMS, e-mail of beide. Om dit type berichten te kunnen versturen moet je natuurlijk in het profiel van de ouder het telefoonnummer en e-mailadres invullen. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om een massa bericht te versturen.
Je kunt ook kiezen naar welk adres je wilt dat het antwoord wordt gestuurd, wie de afzender van het bericht is, de titel van het bericht en de afgekorte naam die zichtbaar zal zijn als afzender in het geval van het versturen van een SMS. De standaard naam is ProTrainUp, maar als je je eigen naam wilt instellen, neem dan contact met ons op. Je kunt ook het tijdstip van je berichtverzending plannen tot maximaal 72 uur.
De volgende stap is het voorbereiden van de berichtinhoud. In het geval van een betalingsherinnering wordt de berichtinhoud dynamisch gegenereerd voor elke ontvanger. De waarde van de betalingsachterstand op de dag van het plannen van een verzending verschijnt automatisch. Bovendien heb je de mogelijkheid om dynamische tags in te voegen, die je aan de linkerkant van het formulier vindt (rode tekst). Door ze in de inhoud te plaatsen, zal het systeem automatisch bijvoorbeeld de naam van de ontvanger in elk bericht invoegen.