O sistema oferece duas maneiras de enviar lembretes sobre contribuições não pagas aos pais. A primeira está disponível por padrão na versão manual do módulo de contribuição. A segunda maneira requer acesso ao módulo de mensagens em massa, graças ao qual você poderá enviar SMS e e-mails aos pais em atraso. Você descobrirá mais sobre o módulo de mensagens em massa nos capítulos seguintes.
Para começar a enviar o lembrete de pagamento de contribuição manualmente, clique no avião de papel azul na última coluna da tabela. A cor cinza do ícone significa que a conta do responsável ainda não foi ativada e, portanto, não é possível enviar o lembrete. Ao clicar no ícone azul, seu cliente de e-mail será aberto, pode ser Outlook, Gmail ou Thunderbird, mas lembre-se de que o cliente de e-mail deve estar configurado. Quando você abrir o cliente de e-mail, um e-mail predefinido e pronto para envio será gerado.
A segunda opção para enviar notificação de atrasos é usar o módulo de mensagens em massa. Para usar essa opção, vá para a lista de contribuições e, em seguida, para a contribuição específica. Abaixo da tabela, no canto inferior esquerdo da tela, você encontrará um botão azul "enviar um lembrete". Ao clicar nele, você verá uma janela com os destinatários.
Na janela de seleção de destinatários, você precisa selecionar as pessoas para quem enviará um lembrete. Por padrão, o sistema seleciona todas as pessoas que têm algum atraso atual. Claro, a decisão final sobre para quem a notificação será enviada cabe a você.
Na próxima etapa, você será direcionado para a janela de configuração de mensagens. Aqui você definirá a forma de envio da notificação. Você pode escolher entre SMS, e-mail ou ambos. Claro, para enviar esses tipos de mensagens no perfil do responsável, é necessário preencher o número de telefone e o endereço de e-mail. Sem essas informações, não será possível enviar uma mensagem em massa.
Você também pode escolher para qual endereço deseja que a resposta seja enviada, quem é o remetente da mensagem, o título da mensagem e o nome abreviado que será visível como remetente no caso de envio de SMS. O nome padrão é ProTrainUp, mas se você quiser definir seu próprio nome, entre em contato conosco. Você também pode agendar o horário de envio da sua mensagem para até 72 horas.
O próximo passo é preparar o conteúdo da mensagem. No caso de um lembrete de pagamento, o conteúdo da mensagem é gerado dinamicamente para cada destinatário. O valor do atraso no dia do planejamento do envio aparece automaticamente. Além disso, você tem a possibilidade de inserir tags dinâmicas, que você encontrará no lado esquerdo do formulário (texto em vermelho). Ao colocá-las no conteúdo, o sistema irá automaticamente inserir, por exemplo, o nome do destinatário em cada mensagem.