Das System bietet zwei Möglichkeiten, Erinnerungen an unbezahlte Beiträge an Eltern zu senden. Die erste ist standardmäßig in einer manuellen Version des Beitragsmoduls verfügbar. Die zweite Möglichkeit erfordert den Zugang zum Massenbenachrichtigungsmodul, mit dem Sie SMS und E-Mails an die säumigen Eltern senden können. Mehr über das Massenbenachrichtigungsmodul erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.
Um manuell eine Erinnerung zur Beitragszahlung zu versenden, klicken Sie auf das blaue Papierflieger-Symbol in der letzten Spalte der Tabelle. Eine graue Farbe des Symbols bedeutet, dass das Elternkonto noch nicht aktiviert wurde und daher keine Erinnerung gesendet werden kann. Durch Klicken auf das blaue Symbol öffnet sich Ihr E-Mail-Programm, sei es Outlook, Gmail oder Thunderbird. Beachten Sie, dass das E-Mail-Programm konfiguriert sein muss. Beim Öffnen des E-Mail-Programms wird eine vordefinierte und versandbereite E-Mail generiert.
Die zweite Möglichkeit, eine Benachrichtigung über Zahlungsrückstände zu versenden, ist die Nutzung des Massenbenachrichtigungsmoduls. Um diese Option zu nutzen, gehen Sie zur Liste der Beiträge und dann zum spezifischen Beitrag. Unterhalb der Tabelle, in der unteren linken Ecke des Bildschirms, finden Sie einen blauen Button "Erinnerung senden". Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie ein Fenster mit den Empfängern.
Im Fenster zur Empfängerauswahl müssen Sie die Personen auswählen, an die Sie eine Erinnerung senden möchten. Standardmäßig wählt das System alle Personen aus, die aktuell Zahlungsrückstände haben. Natürlich liegt die endgültige Entscheidung, an wen die Benachrichtigung gesendet wird, bei Ihnen.
Im nächsten Schritt gelangen Sie zum Fenster des Nachrichten-Konfigurators. Hier legen Sie die Form des Versands der Benachrichtigung fest. Sie können zwischen SMS, E-Mail oder beidem wählen. Natürlich müssen Sie im Elternprofil die Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinterlegt haben, um diese Arten von Nachrichten zu versenden. Ohne diese Daten ist es nicht möglich, eine Massenbenachrichtigung zu versenden.
Sie können auch wählen, an welche Adresse die Antwort gesendet werden soll, wer der Absender der Nachricht ist, den Titel der Nachricht und den abgekürzten Namen, der als Absender im Fall einer SMS-Sendung sichtbar sein wird. Der Standardname ist ProTrainUp, aber wenn Sie Ihren eigenen Namen festlegen möchten, kontaktieren Sie uns bitte. Sie können auch den Versandzeitpunkt Ihrer Nachricht für bis zu 72 Stunden planen.
Der nächste Schritt ist die Vorbereitung des Nachrichteninhalts. Im Fall einer Beitragserinnerung wird der Nachrichteninhalt dynamisch für jeden Empfänger generiert. Der Wert der Zahlungsrückstände am Tag der Versandplanung erscheint automatisch. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, dynamische Tags einzufügen, die Sie auf der linken Seite des Formulars finden (roter Text). Durch Platzierung im Inhalt fügt das System automatisch beispielsweise den Namen des Empfängers in jede Nachricht ein.