Sistēma piedāvā divus veidus, kā nosūtīt atgādinājumus vecākiem par nesamaksātajām iemaksām. Pirmais ir pieejams pēc noklusējuma manuālajā iemaksu moduļa versijā. Otrais veids prasa piekļuvi masu ziņojumu modulim, pateicoties kuram jūs varēsiet nosūtīt SMS un e-pastus kavētājiem vecākiem. Vairāk par masu ziņojumu moduli uzzināsiet nākamajās nodaļās.
Lai sāktu sūtīt biedru naudas maksājuma atgādinājumu manuāli, noklikšķiniet uz zilās papīra lidmašīnas tabulas pēdējā kolonnā. Pelēka ikonas krāsa nozīmē, ka vecāka konts vēl nav aktivizēts, tāpēc nav iespējams nosūtīt atgādinājumu. Noklikšķinot uz zilās ikonas, atvērsies jūsu e-pasta klients, tas var būt Outlook, Gmail vai Thunderbird, bet atcerieties, ka e-pasta klientam jābūt konfigurētam. Kad atvērsiet e-pasta klientu, tiks izveidots iepriekš definēts un gatavs nosūtīšanai e-pasts.
Otrā iespēja nosūtīt paziņojumu par parādiem ir izmantot masu ziņojumu moduli. Lai izmantotu šo iespēju, dodieties uz iemaksu sarakstu, pēc tam uz konkrēto iemaksu. Zem tabulas, ekrāna apakšējā kreisajā stūrī, jūs atradīsiet zilu pogu "nosūtīt atgādinājumu". Kad uz tās noklikšķināsiet, jūs redzēsiet logu ar saņēmējiem.
Saņēmēju atlases logā jums jāizvēlas personas, kurām sūtīsiet atgādinājumu. Pēc noklusējuma sistēma izvēlas visas personas, kurām ir kādi pašreizējie parādi. Protams, galīgais lēmums, kam tiks nosūtīts paziņojums, ir jūsu ziņā.
Nākamajā solī jūs tiksiet pārvietots uz ziņojuma konfigurācijas logu. Šeit jūs definēsiet paziņojuma nosūtīšanas veidu. Jūs varat izvēlēties starp SMS, e-pastu vai abiem. Protams, lai nosūtītu šāda veida ziņojumus, vecāka profilā jums jāaizpilda tālruņa numurs un e-pasta adrese. Bez šiem datiem nebūs iespējams nosūtīt masu ziņojumu.
Jūs varat arī izvēlēties, uz kuru adresi vēlaties, lai tiktu nosūtīta atbilde, kas ir ziņojuma sūtītājs, ziņojuma virsraksts un saīsinātais nosaukums, kas būs redzams kā sūtītājs SMS nosūtīšanas gadījumā. Noklusējuma nosaukums ir ProTrainUp, bet ja vēlaties iestatīt savu nosaukumu, lūdzu, sazinieties ar mums. Jūs varat arī ieplānot ziņojuma nosūtīšanas laiku līdz pat 72 stundām.
Nākamais solis ir sagatavot ziņojuma saturu. Maksas atgādinājuma gadījumā ziņojuma saturs tiek dinamiski ģenerēts katram saņēmējam. Automātiski parādās parādu vērtība sūtījuma plānošanas dienā. Turklāt jums ir iespēja ievietot dinamiskās atzīmes, kuras atradīsiet formas kreisajā pusē (sarkans teksts). Ievietojot tās saturā, sistēma automātiski ievietots, piemēram, saņēmēja vārdu katrā ziņojumā.